Eigen drankpakket meenemen naar trouwlocatie: Besparen of niet?

Een eigen drankpakket meenemen naar je trouwlocatie: het klinkt als een droom voor veel bruidsparen. Je bespaart honderden euros, je kunt je favoriete bier van de plaatselijke brouwerij serveren en je weet precies wat er in de glazen gaat.

Maar is het echt zo makkelijk? In Nederland hangt het helemaal af van de locatie en de afspraken die je maakt.

Laten we even lekker praktisch kijken naar wat dit werkelijk betekent voor jullie grote dag.

Wat betekent eigen drank meenemen?

Laten we beginnen met de basis. Meestal werken trouwlocaties met een cateringservice die drank levert.

Je betaalt dan per fles wijn, per biertje of per cocktail. Soms heb je een all-inclusive pakket waarbij je een vast bedrag per persoon betaalt voor onbeperkt drinken.

Dat is makkelijk, want je hoeft niets te regelen. Een eigen drankpakket betekent dat jullie zelf de drank inkopen en meenemen naar de trouwlocatie. Je betaalt dan geen hoofdprijs aan de locatie, maar dekt de kosten zelf via de supermarkt, slijterij of een groothandel.

Dit is vaak veel goedkoper, maar het brengt wel extra werk met zich mee. Veel paren denken dat dit overal kan, maar dat is een misvatting.

Sommige locaties hebben een streng beleid omdat ze hun eigen drank moeten verkopen om winst te maken. Andere locaties, zoals een gemeentehuis of een buitenlocatie, zijn hier soepeler in. Het is dus cruciaal om dit direct te vragen tijdens de bezichtiging.

De financiële kant: Wat bespaar je echt?

De reden om zelf drank mee te nemen is meestal de portemonnee. Laten we even kijken naar de cijfers.

Een gemiddelde trouwlocatie rekent tussen de €2,50 en €4,50 voor een biertje en €4,00 tot €7,00 voor een glas wijn. Als je 80 gasten hebt en iedereen drinkt 6 consumpties, zit je al snel op een rekening van €1.500 tot €2.500 voor drank alleen. Zelf inkopen is vaak de helft goedkoper.

Een kratje bier van 24 flesjes (bijvoorbeeld Hertog Jan of Grolsch) haal je al voor €18,- tot €22,-.

Een goede fles wijn van de Albert Heijn of Gall & Gall kost tussen de €7,- en €12,-. Als je slim inkoopt en gebruikmaakt van aanbiedingen, betaal je voor dezelfde hoeveelheid drank misschien maar €600 tot €800. Maar vergeet de bijkomende kosten niet.

Je hebt glazen nodig, ijs, frisdrank en misschien een biertap als je veel bier wilt schenken. Huur van glaswerk kost al snel €0,50 per stuk.

Als je 500 glazen nodig hebt, ben je €250 kwijt aan alleen de huur.

Dit telt allemaal op.

"De grootste valkuil is de tijd. Je bent uren bezig met sjouwen, uitpakken en koelen. Vraag je af of je die tijd op je trouwdag wilt besteden."

De praktische uitvoering: Hoe regel je het?

Als je locatie akkoord gaat, begint het echte werk. Je kunt niet zomaar een paar kratjes achterin de auto leggen.

Je moet nadenken over logistiek, temperatuur en servies. Dit is vaak eenvoudiger bij een sfeervolle trouwlocatie in Amsterdam, maar veel bruidsparen kiezen voor een mix: ze kopen zelf bier en wijn en huren een professionele barkeeper.

Een optie is het huren van een mobiele tap of een koelkast. Veel verhuurbedrijven in Nederland bieden complete 'bruiloft drank arrangementen' aan. Zo huur je een biertap inclusief fust voor ongeveer €150,- per dag.

Dit geeft een professionele uitstraling en je gasten hoeven niet in de rij te staan bij een self-service tafel. Je moet ook nadenken over de uitstraling. Stel je voor: een prachtige locatie met een mooi aangeklede zaal, en dan een verhuisdoos met blikken frisdrank ernaast. Dat wil je niet.

Zorg voor mooie presentatie. Gebruik houten kratten, gave vintages flessen en zet het drinken in grote ijsemmers of gave barrels.

Verdeel de taken. Vraag een paar goede vrienden of ze 'barvrouw' of 'barman' willen zijn.

Geef ze een duidelijke instructie: wanneer gaat de tap open, wanneer wordt de wijn bijgevuld? Zorg dat ze een plek hebben waar ze kunnen zitten en niet de hele avond hoeven te staan.

De deal met de trouwlocatie: Onderhandelen is key

Het hangt enorm af van het type locatie. Een grote feestzaal in een hotel wil vaak liever niet dat je eigen drank meeneemt, omdat hun marges op drank hoog zijn. Een landelijke trouwlocatie, zoals een boerderij of een buitenplaats, is vaak wel flexibel.

Vraag altijd naar de 'corkage fee'. Dit is een bedrag dat je betaalt per fles die je zelf meebrengt.

Soms is dit €10,- per fles, soms €2,50 per persoon. Als je veel dure champagne wilt drinken, is dit vaak nog steeds voordeliger dan de locatie-prijs.

Maar voor goedkope wijn is het soms duurder. Je kunt ook een compromis sluiten. Koop de drank zelf, maar huur de bar en het glaswerk via de locatie.

Of neem alleen het speciaalbier en de bubbels mee, en laat het basisdrank (bier, fris, wijn) via de locatie lopen.

Dit scheelt je een hoop gesjouw en de locatie is blij dat ze nog inkomsten hebben. Check altijd de verzekering. Als je zelf flessen meeneemt en er breekt eentje, of iemand wordt ziek van de drank, wie is dan aansprakelijk? Bij een professionele cateraar is dit geregeld.

Bij zelf meenemen ligt dit soms anders. Bespreek dit van tevoren.

Alternatieven: De middenweg

Is het zelf meenemen teveel gedoe, maar wil je wel besparen? Je kunt ook de kosten van een onbeperkt drankpakket vergelijken met een drankenhandel of groothandel die speciale arrangementen heeft voor bruiloften.

Bedrijven als DrankenDozijn of Gall & Gall hebben speciale trouwpakketten. Je bestelt een vast aantal flessen wijn en kratten bier, en ze leveren het af op de trouwlocatie. Een andere optie is de 'bier- en wijnbar'. Hierbij huur je een professionele bar inclusief drank.

Je betaalt dan een vaste prijs per persoon, vaak tussen de €25,- en €35,-. Dit is duurder dan zelf inkopen, maar door vooraf het aantal drankjes per gast te berekenen, kom je vaak goedkoper uit dan bij een all-inclusive arrangement.

Voor de creatievelingen: een foodtruck festival op je bruiloft. Veel foodtrucks (zoals een frietkraam of taco-bar) leveren ook drank.

Vaak mag je hier zelf drank bij kopen en neerzetten. Dit geeft een losse, gezellige sfeer en is meestal goedkoper dan een klassieke trouwlocatie met dure bar. Denk ook aan de seizoenen.

In de zomer is een eigen cocktailbar met verse munt en limoenen een hit. In de winter kun je een warme chocolademelk bar neerzetten met zelfgemaakte likeur. Dit soort thema's passen vaak beter bij een eigen drankpakket dan een standaard biertap.

Praktische tips voor een vlekkeloos verloop

Wil je de gok wagen? Hier zijn een paar concrete tips om het te laten slagen:

• Check de voorraad: Reken uit hoeveel flessen wijn en kratten bier je nodig hebt. Voor een avond van 5 uur met 80 gasten: reken op 6 consumpties per persoon. Koop 10% extra, maar niet te veel om verspilling te voorkomen.
• Regel de koeling: Vraag de locatie of ze voldoende koelruimte hebben. Vaak is er alleen een kleine keukenkoelkast. Huur anders een extra koelkast of gebruik grote emmers met ijs.
• Bedenk een backup: Zorg dat je altijd een aantal flessen koud hebt staan die je snel kunt pakken als de voorraad op is. Niets is vervelender dan gasten die zonder drank zitten.
• Label je spullen: Als je eigen flessen meeneemt, zorg dan dat ze duidelijk herkenbaar zijn. Voorkom dat gasten per ongeluk hun eigen meegebrachte fles openen.
• Overleg met de cateraar: Als je eten door een cateraar laat verzorgen, vraag dan of zij ook de drank kunnen schenken. Vaak rekenen ze hiervoor een klein bedrag extra, maar dit scheelt jou een hoop stress.

Een eigen drankpakket meenemen kan dus flink schelen in de kosten, maar het vraagt organisatie. Bedenk goed of je op je trouwdag bezig wilt zijn met logistiek. Voor de ene bruid is het een leuke hobby, voor de ander een nachtmerrie. Kies wat bij jullie past en wat bij de sfeer van jullie trouwlocatie in Nederland.